PRIVACYBELEID

1. Wie verwerkt je gegevens?

Factory 7 is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.

Voor vragen over je privacy of om je rechten uit te oefenen, kun je ons via dit e-mailadres bereiken.

2. Welke gegevens verzamelen we?

Bij een aanvraag via Bespreek jouw event vragen we verplicht je naam, e-mailadres en een omschrijving of bericht. Zonder deze gegevens kunnen we je aanvraag niet goed behandelen.

Je kunt daarnaast vrijwillig je telefoonnummer, datum of gewenste periode, locatie of regio, aantal gasten of bezoekers, type evenement en richtbudget invullen. Deel alleen informatie die nodig is voor je aanvraag; vermeld geen gevoelige gegevens over jezelf of anderen als dat niet nodig is.

Bij normaal websitegebruik kunnen ook technische gegevens worden verwerkt, zoals je IP-adres, browser-, apparaat- en verbindingsinformatie. Dat kan nodig zijn voor serverwerking, beveiliging en foutopsporing. Analytische en marketingmetingen vinden alleen plaats na de bijbehorende toestemming.

3. Waarom gebruiken we je gegevens?

We gebruiken je gegevens om aanvragen te beantwoorden, voorstellen voor te bereiden en te communiceren over een mogelijke of bestaande opdracht. Ontstaat er een opdracht, dan verwerken we de nodige gegevens ook voor de uitvoering, administratie en wettelijke verplichtingen.

Daarnaast gebruiken we technische gegevens om de website te laten functioneren en te beveiligen. Na jouw toestemming analyseren we het websitegebruik en meten we de werking van advertentiecampagnes.

De rechtsgrond hangt af van het doel: de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, jouw toestemming of ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website en zorgvuldige opvolging van zakelijke communicatie. Bij een gerechtvaardigd belang wegen we jouw rechten en belangen mee. Analytische en marketingcookies baseren we op toestemming.

4. Contactformulier en e-mail

Het formulier Bespreek jouw event wordt verwerkt met WPForms. Je aanvraag wordt per e-mail verstuurd naar info@factory7.be.

Volgens de huidige configuratie bewaart WPForms Lite geen normale formulierinzendingen als inzendingendatabase in WordPress. Lite Connect, de dienst voor back-ups van inzendingen, staat uit. Dit betekent niet dat er nergens gegevens kunnen achterblijven: de aanvraag blijft bijvoorbeeld in de mailbox staan en technische mail-, hosting- of beveiligingslogs en back-ups kunnen gegevens bevatten.

Een aanvraag is geen inschrijving voor marketing. We gebruiken je formuliergegevens niet voor marketing zonder een afzonderlijke geldige rechtsgrond of, wanneer vereist, jouw aparte toestemming.

5. Beveiliging met Cloudflare Turnstile

We gebruiken Cloudflare Turnstile om het formulier te beschermen tegen spam en misbruik. Deze noodzakelijke beveiligingsfunctie kan technische browser- en verbindingsinformatie en een verificatietoken verwerken om een aanvraag te controleren.

Turnstile vereist geen toestemming voor analytische of marketingcookies. Je kunt die optionele categorieën dus weigeren en toch een aanvraag versturen. Meer informatie vind je in de privacyverklaring voor Cloudflare Turnstile.

6. Websitegebruik meten met Google Analytics 4

We gebruiken Google Analytics 4 om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website, bijvoorbeeld welke pagina’s worden bekeken en via welke bron of campagne bezoekers komen. Google Analytics laadt en meet alleen wanneer je de categorie Analytisch accepteert.

Naast paginaweergaven meten we een werkelijk succesvolle aanvraag via het formulier als de gebeurtenis generate_lead. Wanneer een bezoeker vanuit een specifieke act, formule of productpagina naar het aanvraagformulier gaat, kan aan die gebeurtenis beperkte niet-persoonlijke context worden toegevoegd, zoals de betreffende interesse en de interne bronpagina. We sturen daarbij geen naam, e-mailadres, telefoonnummer, vrije formulierinhoud of andere ingevulde persoonsgegevens naar Google Analytics.

Voor informatie over de gebruikte cookies en hun bewaartermijnen verwijzen we naar het Cookiebeleid.

7. Facebook- en Instagram-advertenties meten

Factory 7 kan Meta-technologie gebruiken om de werking van Facebook- en Instagram-advertenties en conversies te meten. Meta-technologie laadt uitsluitend wanneer je de categorie Marketing accepteert. Je kunt Marketing weigeren zonder dat dit je aanvraag via het contactformulier verhindert.

Een eventuele meting van een succesvolle aanvraag wordt beperkt tot een conversiesignaal. Daarbij mogen geen formulierinhoud, naam, e-mailadres of telefoonnummer naar Meta worden gestuurd.

Meer informatie over cookies en het beheren van toestemming staat in het Cookiebeleid.

8. Je cookievoorkeuren

Met WPConsent beheren we je cookiekeuzes. Noodzakelijke functies zorgen ervoor dat de website werkt en beveiligd is. Voor analytische cookies en marketingcookies maak je zelf een afzonderlijke keuze; deze optionele categorieën staan standaard uit.

Je kunt je voorkeuren later opnieuw openen en wijzigen via de blijvende knop Cookie-instellingen of via Cookie-instellingen openen. Het intrekken van toestemming verandert niets aan de rechtmatigheid van verwerkingen die daarvoor op basis van die toestemming gebeurden.

Het Cookiebeleid geeft verdere informatie over de gebruikte cookies en hun bewaartermijnen.

9. Foto’s en video van evenementen

Factory 7 gebruikt echte eventbeelden om activiteiten en belevingen te tonen. Het kan gaan om beelden die Factory 7 zelf maakt of laat maken, en om beelden die opdrachtgevers of fotografen aanleveren.

Voor het gebruik van eventbeelden waarop personen herkenbaar zijn, hanteert Factory 7 een passende rechtsgrond en vragen we waar nodig vooraf toestemming. Wanneer we ons op een gerechtvaardigd belang baseren, wegen we het doel van het gebruik af tegen de rechten en belangen van de afgebeelde personen.

Bij aangeleverde beelden moeten de herkomst en de afspraken over het gebruik en de rechten van afgebeelde personen worden nagegaan. Het aanleveren van een foto betekent op zichzelf niet dat elk gebruik is toegestaan.

Sta je herkenbaar op een beeld dat Factory 7 gebruikt en wil je bezwaar maken, toestemming intrekken of verwijdering vragen? Mail naar info@factory7.be en vermeld om welk beeld en welke publicatie het gaat. We beoordelen je verzoek rekening houdend met de toepasselijke rechten en rechtsgrond. Voor publicaties die een opdrachtgever of fotograaf zelf beheert, kun je ook die partij benaderen.

10. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren aanvragen niet langer dan nodig voor de behandeling en redelijke opvolging ervan. Wanneer een opdracht ontstaat, kunnen de nodige gegevens langer worden bewaard voor de uitvoering, administratie, wettelijke verplichtingen en de behandeling van eventuele geschillen.

Mailboxen, hostinglogs, beveiligingslogs en back-ups kunnen verschillende technische bewaartermijnen hebben. Daarbij houden we rekening met het doel, de noodzaak en toepasselijke verplichtingen. Cookies hebben hun eigen bewaartermijnen, zoals beschreven in het Cookiebeleid.

11. Met wie delen we gegevens?

Gegevens kunnen terechtkomen bij dienstverleners die nodig zijn voor onze werking, zoals hosting- en technische dienstverleners, e-mailproviders en noodzakelijke professionele dienstverleners voor de uitvoering of administratie van een opdracht.

Cloudflare verwerkt technische gegevens voor Turnstile. Google ontvangt gegevens voor Analytics na analytische toestemming. Meta kan gegevens voor advertentiemeting ontvangen na marketingtoestemming. We verkopen je persoonsgegevens niet.

Welke gegevens een dienstverlener ontvangt, hangt af van zijn taak en jouw cookiekeuzes. We beperken het delen tot wat voor het betreffende doel nodig is.

12. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrond bestaat, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of passende wettelijke waarborgen. Je kunt ons contacteren voor informatie over de waarborgen die voor een specifieke verwerking gelden.

13. Welke rechten heb je?

Afhankelijk van de verwerking en de toepasselijke voorwaarden kun je:

• inzage vragen in je persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren;
• verwijdering of beperking van de verwerking vragen;
• bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en tegen direct marketing;
• gegevensoverdraagbaarheid vragen waar dit van toepassing is;
• gegeven toestemming op elk moment intrekken.

Mail je verzoek naar info@factory7.be. Om te vermijden dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen we noodzakelijke aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Een recht is niet altijd onbeperkt: een wettelijke bewaarplicht kan bijvoorbeeld verhinderen dat bepaalde gegevens meteen worden verwijderd.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Op de website van de autoriteit vind je informatie over je rechten en de klachtenprocedure.

14. Hoe beveiligen we je gegevens?

We gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, zoals HTTPS, toegangsbeveiliging, anti-spambeveiliging en technische beveiligingsmaatregelen voor website en formulieren. Geen enkel systeem biedt absolute veiligheid; we blijven rekening houden met risico’s en de aard van de gegevens.

15. Wijzigingen en vragen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten, technische toepassingen of de wetgeving wijzigen. De datum bovenaan geeft aan wanneer het beleid voor het laatst werd bijgewerkt.

Heb je vragen over de verwerking van je gegevens? Neem contact op via info@factory7.be.